初めて従業員を雇う手続き

まず、雇用と外注を分けて考える

人に仕事を頼む方法には、大きく分けて「従業員として雇う」と「外部の事業者へ依頼する」があります。呼び方だけで決まるわけではなく、働き方の実態が大切です。

「毎週決まった時間に来てもらい、こちらが細かく指示し、道具や作業場所も用意する」ような場合は、外注ではなく雇用に近い形かもしれません。迷うときは、社会保険労務士や弁護士に早めに相談すると安心です。外注契約の基本はNDA・業務委託契約のページで整理しています。

採用前に決めること

求人を出す前に、働く条件を言葉にしておきます。ここが曖昧なままだと、面接ではよく見えても、入社後に「聞いていた話と違う」となりやすいです。

労働条件通知書とは

労働条件通知書は、従業員に対して「どんな条件で働くのか」を伝える書面です。給料、勤務時間、休日、契約期間、仕事の場所、仕事内容など、入社後のすれ違いを防ぐための基本になります。

難しく見えますが、考え方はシンプルです。口約束だけにせず、働く条件を誰が見てもわかる形にするものです。雇用契約書と兼ねる形にする会社もあります。

加入や確認が必要になる保険

従業員を雇うと、労働保険や社会保険の手続きが関係します。似た名前が多いので、まずは役割で分けて見ると理解しやすくなります。

「労働保険」は、労災保険と雇用保険をまとめた呼び方です。「社会保険」は、一般に健康保険と厚生年金保険をまとめて呼ぶことが多いです。法人化している場合や従業員を雇う場合は、事前に社労士へ確認すると、手続き漏れを防ぎやすくなります。

給与計算は「手取りを出す作業」だけではない

給与計算では、総支給額から社会保険料、雇用保険料、源泉所得税、住民税などを差し引いて、従業員へ支払う金額を計算します。会社側では、従業員へ支払う金額だけでなく、会社負担分の社会保険料や労働保険料も見ておく必要があります。

給与を月20万円にするなら、会社の負担が20万円だけで済むわけではありません。社会保険料の会社負担、労働保険料、採用費、研修時間、PCや制服なども含めて考えます。毎月の計算、控除、源泉所得税、住民税、年末調整の流れは給与計算・源泉徴収・年末調整で、納税や社会保険料の支払いで資金ショートしない考え方は、納税資金の準備で整理しています。

勤怠管理は最初からルールを決める

勤怠管理とは、出勤、退勤、休憩、残業、有休などの勤務記録を残すことです。人数が少ないうちは口頭でも回っているように見えますが、給与計算や有休管理、残業確認につながるため、最初から記録方法を決めておくと楽です。

勤怠管理システムを使うと、打刻、シフト、休暇、給与計算の前段階を整理しやすくなります。比較軸は勤怠管理・給与計算システムで確認できます。

健康診断と安全配慮も忘れない

従業員を雇うと、働く人の健康や安全にも配慮する必要があります。代表的なものが健康診断です。採用時や定期的な健康診断など、業務内容や働き方によって確認すべき内容が変わります。

小さな会社でも、「少人数だから大丈夫」とは考えない方がよいです。長時間労働、体調不良、メンタル不調、事故、ハラスメントは、人数に関係なく起こり得ます。

• 働く時間が長くなりすぎていないかを見る
• 危険な作業や重い荷物、夜間勤務がある場合は安全面を確認する
• 体調不良や休職の相談を受けたときの連絡先を決めておく
• ハラスメントや強い叱責が起きないよう、相談しやすい環境を作る

就業規則はいつ必要になるか

就業規則は、会社の働き方のルールブックです。勤務時間、休日、休暇、賃金、退職、服務規律、懲戒、ハラスメント対応などをまとめます。

常時10人以上の労働者を使用する事業場では、就業規則を作成して労働基準監督署へ届け出る必要があります。ただ、10人未満なら不要という意味ではありません。人数が少なくても、ルールを言葉にしておくと、採用時やトラブル時に説明しやすくなります。

採用前後のチェックリスト

初めての採用では、全部を同じ日に片付けようとすると混乱します。採用前、入社時、毎月、年に一度の流れに分けます。

相談先を分ける

人を雇うと、労務、税務、契約、資金繰りがつながります。すべてを一人で抱え込むより、相談先を分けておくと判断しやすくなります。

参考にした公的情報

• 厚生労働省：労働条件明示事項が追加されます
• 厚生労働省：労働保険制度
• 日本年金機構：適用事業所と被保険者
• 厚生労働省：職場におけるメンタルヘルス対策
• 厚生労働省：モデル就業規則について