業務効率化・人件費換算シミュレーター

「毎月12時間減る」ではなく、人数・回数・1回の時間から計算する

業務効率化の効果は、導入前後の1回あたり作業時間に、利用人数と毎月の回数を掛けると説明しやすくなります。ただし、全員が初日から使いこなすとは限らないため、定着率も入れて試算します。

時間を人件費に換算した金額は、すぐに現金として増えるわけではありません。残業や外注費を減らす、空いた時間を営業や顧客対応へ回すなど、時間の使い道まで決めて初めて効果になります。

ユウ
1時間短縮できたら、その場で会社の口座に2,500円増えるんですよね。
ミナミ
それは時間の価値です。残業を減らすか、空いた時間で売上を作るところまで考えます。
ユウ
時間はできても、ATMからは出てこないんですね。

現在と導入後の作業を入力

計算式

理論上の月間削減時間＝人数×作業回数×（現在の分数－導入後の分数）÷60

実現する削減時間＝理論上の削減時間×定着率

月間の差し引き効果＝実現する削減時間×時間単価－月額費用

回収月数は初期費用を月間の差し引き効果で割って切り上げます。導入後の時間が現在より長い場合は、時間削減を0として扱います。

作業時間は実測する

測ること含める時間見落としやすい時間
請求書発行作成、承認、送信。差し戻し、再送、入金確認、会計への転記。
経費精算申請、承認、経理確認。領収書回収、聞き直し、振込、保存。
勤怠集計打刻確認、残業・休暇集計。未打刻連絡、修正承認、給与への再入力。
問い合わせ対応受付、回答、記録。担当探し、過去履歴検索、引き継ぎ。
AI・自動化下書き、転記、要約。事実確認、修正、エラー対応、保守。

一人の一回だけを測らず、慣れている人と不慣れな人、通常月と繁忙月を分けて計ります。待ち時間を含めるかも先にそろえましょう。

時間の価値を現金・余力・品質に分ける

効果例確認する数字
現金支出が減る残業代、外注費、紙・郵送費が減る。導入前後の実支払額。
人の余力が増える社員が営業、接客、改善へ時間を回せる。空いた時間を何に使ったか。
ミスや事故が減る未請求、二重入力、期限漏れを防ぐ。差し戻し、再作業、事故件数。
仕事が速くなる月次締め、見積、初回返信が早くなる。完了までの日数・時間。

人件費換算額をそのまま「利益が増える金額」と説明せず、実支出、空いた時間、品質改善を分けて報告します。

導入前後を同じ条件で測る

  1. 改善したい一つの業務を、開始から完了まで書き出す。
  2. 通常月の件数、人数、1回あたり時間、差し戻し件数を測る。
  3. 一部の担当者で試し、導入後も同じ範囲の時間を測る。
  4. 二重入力、確認、エラー対応など新しく増えた作業も足す。
  5. 1か月後と3か月後に定着率と時間を再測定する。
  6. 空いた時間を残業削減・売上活動・品質改善のどこへ回すか決める。

試算に向いているテーマ

ユウ
計算結果がプラスなら、全社一斉導入ですね。
ミナミ
まず一つの業務で、導入後の時間も測ります。二重入力が増えたら計算をやり直します。
ユウ
効率化の効果測定だけが、新しい手作業にならないようにします。

考え方の参考