社員の経費立替と経費精算を整える

まず判断：いま経費精算システムが必要か

立替払い、仮払い、法人カードの違い

立替払いは、社員が先に自分のお金を払い、あとで会社から返してもらう方法です。仮払いは、出張などの前に会社が概算額を渡し、終了後に余りや不足を精算する方法です。法人カードは、最初から会社の決済手段で払うため、社員の持ち出しを減らせます。

経費精算は7つの手順で流れを作る

1. 使う前：高額な購入、交際費、出張は事前承認が必要かを決める。
2. 支払い時：領収書や請求書を受け取り、利用目的と参加者などを記録する。
3. 申請：日付、支払先、金額、内容、費目、案件名を入力する。
4. 上司の承認：業務上必要な支出か、社内ルールと予算に合うかを見る。
5. 経理の確認：金額、税区分、証拠書類、二重申請、法人カード明細との重複を確認する。
6. 返金：社員へ返す金額と日付を確定し、振込結果を残す。
7. 会計・保存：仕訳へつなぎ、領収書や電子データを検索できる状態で保存する。

証拠書類を会計では「証憑（しょうひょう）」と呼びます。難しい言葉ですが、領収書、請求書、注文書など、取引の内容を裏付ける書類やデータのことです。

社員の立替額を給与に混ぜたように見せない

立替分を給与と同じ日に同じ口座へ振り込む運用はあります。ただし、給与と会社から返してもらうお金は性質が違います。給与明細では「経費精算」など別の欄にし、会計上も給与と経費を分け、申請書と領収書から返金額をたどれるようにします。

カード明細だけでは足りないことがある

法人カードの明細は、利用日と金額を確認するには便利です。しかし国税庁は、カード会社の請求明細書は、加盟店が交付する適格請求書には当たらないと案内しています。カード明細だけで終わらせず、購入先の領収書・請求書・利用明細も保存します。

メールやWebから受け取ったPDF領収書は「電子取引データ」です。紙へ印刷するだけではなく、受け取った電子データ自体を、日付・取引先・金額などで探せる状態にして保存します。紙の領収書をスマホで撮り、紙の代わりに保存する場合は、電子帳簿保存法のスキャナ保存要件を確認します。

経費精算システムで確認する機能

月額料金だけでなく、全員の作業時間で判断する

費用対効果は、経理担当の時間だけでは決まりません。申請する社員、承認する上司、差し戻しを受ける社員、振込する経理の合計時間で見ます。

毎月の効果の目安＝減らせる作業時間×人件費の目安－システム月額費用

たとえば10人が毎月20分、承認者が合計1時間、経理が4時間使っているなら、月8時間20分です。導入後の削減時間を控えめ・標準・大きめの3通りで置き、初期設定や社員説明の時間も含めて比較します。概算は業務効率化・人件費換算シミュレーターで試せます。

導入は一部の社員と費目から試す

1. 直近2〜3か月の申請件数、差し戻し、返金日数、作業時間を数える。
2. 交際費、交通費、出張費、備品など、現在のルールを1枚にまとめる。
3. 営業部の交通費など、件数が多い一つの業務で試す。
4. 申請から承認、返金、会計取り込み、領収書検索まで通して確認する。
5. 入力しにくい項目と不要な承認を減らしてから全社へ広げる。

高機能なシステムでも、入力欄が多すぎて社員が使わなければ改善になりません。最初は「誰が・いつ・何に・いくら・なぜ使ったか」が分かる最小限から始めます。