立替精算は人件費と確認作業の負担が出やすい
経費精算システムは、領収書の提出、交通費精算、承認、支払い、会計処理をオンライン化する仕組みです。紙の領収書、表計算ソフト、メール承認で運用している場合、差し戻しや確認待ちが増えやすくなります。
経費精算は社員数が増えるほど負担が積み上がるため、申請者・承認者・経理担当の全員が使いやすいかを重視して選びます。
ユウ
経費精算って、領収書を箱に入れておけば何とかなりますか。箱は大きめを買います。
ミナミ
箱の大きさでは解決しません。誰が、いつ、何のために使ったかを確認できる流れが必要です。
ユウ
領収書の山に、説明責任が埋もれるんですね。
ミナミ
はい。法人カードや会計連携まで考えると、立替と承認の負担を減らせます。
ユウ
領収書ボックスに社運を託すのはやめます。
改善しやすい業務
領収書提出
スマートフォンで撮影して申請できると、紙の回収や紛失対応を減らしやすくなります。
交通費精算
経路検索や定期区間の控除に対応していると、交通費チェックの手間を軽くできます。
承認フロー
部署、金額、用途ごとに承認者を設定できると、確認漏れや属人化を防ぎやすくなります。
法人カード連携
法人カードの明細と連携すると、立替払いを減らし、利用内容の確認もしやすくなります。
比較するときの確認項目
- 領収書の電子保存や検索に対応しているか
- 承認フローを会社のルールに合わせられるか
- 交通費、出張費、仮払い、交際費などの扱いに対応できるか
- クラウド会計や給与計算との連携ができるか
- 社員が迷わず申請できる入力画面になっているか
導入前に決めること
経費精算を効率化するには、システムだけでなく社内ルールも重要です。申請期限、承認期限、領収書の保存方法、法人カードで支払う経費と立替精算する経費をあらかじめ分けておきましょう。
承認や確認にかかる時間の削減効果は、業務効率化・人件費換算シミュレーターで概算できます。
ユウ
経費精算は領収書を月末にまとめて出せばよくないですか。
ミナミ
月末にまとめるほど確認と差し戻しが増えます。申請、承認、証憑保存、会計連携まで流れで整えるのが重要です。
ユウ
領収書を熟成させても、経理の味は良くなりません。