社員の経費立替を減らす方法

費目別に、立替から移す支払い方法を選ぶ

カードによって会社と社員のどちらが代金を支払う契約かは異なります。社員名の追加カードでも、会社が支払う設定・契約になっているか確認してください。法人カードの選び方とカードの社内ルールで、導入と管理を決められます。

最初の1か月は、立替が多い費目を1つ切り替える

1. 直近1か月の申請を、費目・件数・金額・申請から返金までの日数で集計する。
2. 繰り返す支出、金額が大きい支出、返金が遅い支出の中から1費目を選ぶ。
3. 会社払いへ移す方法、利用者、上限、承認と証拠書類の保存方法を決める。
4. カード決済や請求書払いを小さく試し、引落・支払日まで確認する。
5. 翌月に、立替件数と社員の持ち出し額、返金日数を同じ条件で比べる。

例えば、備品の立替が月20件あり、そのうち会社購入へ移せる定例注文が12件なら、残る立替は月8件です。1件の申請・確認・返金作業を合計10分と仮定すると、12件分で月120分の精算作業が減る計算になります。会社購入側の注文・承認・明細照合の時間も記録し、合計で減ったかを確認します。

取引先との請求書払いでは、支払期日と承認を請求・入金管理へ反映します。電子で受け取った領収書は電子取引データの保存とつなげ、支払い方法の変更で保存漏れが起きないようにします。

まず判断：いま経費精算システムが必要か

立替払い、仮払い、法人カードの違い

立替払いは、社員が先に自分のお金を払い、あとで会社から返してもらう方法です。仮払いは、出張などの前に会社が概算額を渡し、終了後に余りや不足を精算する方法です。法人カードは、最初から会社の決済手段で払うため、社員の持ち出しを減らせます。

経費精算は7つの手順で流れを作る

1. 使う前：高額な購入、交際費、出張は事前承認が必要かを決める。
2. 支払い時：領収書や請求書を受け取り、利用目的と参加者などを記録する。
3. 申請：日付、支払先、金額、内容、費目、案件名を入力する。
4. 上司の承認：業務上必要な支出か、社内ルールと予算に合うかを見る。
5. 経理の確認：金額、税区分、証拠書類、二重申請、法人カード明細との重複を確認する。
6. 返金：社員へ返す金額と日付を確定し、振込結果を残す。
7. 会計・保存：仕訳へつなぎ、領収書や電子データを検索できる状態で保存する。

証拠書類を会計では「証憑（しょうひょう）」と呼びます。難しい言葉ですが、領収書、請求書、注文書など、取引の内容を裏付ける書類やデータのことです。

社員の立替額を給与に混ぜたように見せない

立替分を給与と同じ日に同じ口座へ振り込む運用はあります。ただし、給与と会社から返してもらうお金は性質が違います。給与明細では「経費精算」など別の欄にし、会計上も給与と経費を分け、申請書と領収書から返金額をたどれるようにします。

カード明細だけでは足りないことがある

法人カードの明細は、利用日と金額を確認するには便利です。しかし国税庁は、カード会社の請求明細書は、加盟店が交付する適格請求書には当たらないと案内しています。カード明細だけで終わらせず、購入先の領収書・請求書・利用明細も保存します。

メールやWebから受け取ったPDF領収書は「電子取引データ」です。紙へ印刷するだけではなく、受け取った電子データ自体を、日付・取引先・金額などで探せる状態にして保存します。紙の領収書をスマホで撮り、紙の代わりに保存する場合は、電子帳簿保存法のスキャナ保存要件を確認します。

経費精算システムで確認する機能

月額料金だけでなく、全員の作業時間で判断する

費用対効果は、経理担当の時間だけでは決まりません。申請する社員、承認する上司、差し戻しを受ける社員、振込する経理の合計時間で見ます。

毎月の効果の目安＝減らせる作業時間×人件費の目安－システム月額費用

たとえば10人が毎月20分、承認者が合計1時間、経理が4時間使っているなら、月8時間20分です。導入後の削減時間を控えめ・標準・大きめの3通りで置き、初期設定や社員説明の時間も含めて比較します。概算は業務効率化・人件費換算シミュレーターで試せます。

導入は一部の社員と費目から試す

1. 直近2〜3か月の申請件数、差し戻し、返金日数、作業時間を数える。
2. 交際費、交通費、出張費、備品など、現在のルールを1枚にまとめる。
3. 営業部の交通費など、件数が多い一つの業務で試す。
4. 申請から承認、返金、会計取り込み、領収書検索まで通して確認する。
5. 入力しにくい項目と不要な承認を減らしてから全社へ広げる。

高機能なシステムでも、入力欄が多すぎて社員が使わなければ改善になりません。最初は「誰が・いつ・何に・いくら・なぜ使ったか」が分かる最小限から始めます。