このページにはプロモーションを含む場合があります。最終確認日：2026年7月8日
印刷費は「リース料」と「使い方」の両方で見る
複合機やプリンターの費用は、毎月のリース料だけでなく、モノクロ・カラーのカウンター料金、保守、用紙、トナー、紙の保管や承認作業まで含めて考える必要があります。
契約更新のタイミングだけでなく、請求書や契約書、社内申請を電子化することで、印刷枚数そのものを減らせる場合もあります。
ユウ
複合機は月額リース料が安いものを選べばいいんですよね。
ミナミ
そこだけ見ると危険です。カラーのカウンター料金、最低料金、保守、途中解約、印刷枚数まで見る必要があります。
ユウ
本体より、毎月ちょこちょこ増える費用が効いてくるんですね。
ミナミ
さらに、紙に出している業務を減らせるなら、複合機のスペック自体を小さくできることもあります。
ユウ
紙を減らすと、コピー機も肩の荷が下りるんですね。
確認したい費用項目
月額リース料
契約期間、残期間、途中解約条件、保守の範囲を確認します。
カウンター料金
モノクロとカラーの単価、最低利用枚数、月別の印刷枚数を確認します。
カラー印刷の運用
不要なカラー出力が多い場合は、初期設定や権限設定で抑制できます。
紙の業務
紙で回覧している申請、契約、請求、資料配布を電子化できるか見直します。
まず「複合機が必要か」から考える
複合機の見直しでは、いきなり見積もりを取る前に、そもそも業務用複合機が必要かを確認します。月の印刷枚数が少なく、スキャンやFAXもほとんど使わないなら、小型プリンターや外部印刷で足りる場合があります。
| 状況 | 候補 | 注意点 |
|---|---|---|
| 月100〜500枚程度で、少人数だけが使う | 小型プリンター、定額レンタル、必要時だけ外部印刷 | インク代、故障時対応、スキャン品質を見る。 |
| 月1,000枚以上、複数人で日常的に使う | 業務用複合機、定額レンタル | カウンター料金、保守、契約期間、設置場所を見る。 |
| FAX・スキャン・A3・両面印刷が必要 | 複合機リースまたはレンタル | FAXを本当に残すか、紙の保存先をどうするかも決める。 |
| 印刷枚数が減っている | 機種ダウン、契約見直し、紙業務の電子化 | 更新前に実績枚数を出し、過剰スペックを避ける。 |
削減の進め方
- 直近3か月から6か月の印刷枚数と請求額を確認する
- カラー印刷が多い部署や用途を把握する
- 契約更新月、残リース、保守条件を一覧化する
- 電子契約、請求書システム、クラウドストレージで紙を減らせる業務を探す
- 印刷禁止ではなく、印刷しなくても回る業務フローへ変える
カウンター料金とは
カウンター料金とは、複合機で1枚印刷するごとに発生する料金です。モノクロとカラーで単価が違うことが多く、カラー印刷が多い会社では月額リース料より大きな負担になることがあります。
見積もりを見るときは「月額リース料が安い」だけで判断せず、現在の印刷枚数を入れて、月額リース料 + モノクロ枚数 × 単価 + カラー枚数 × 単価 + 保守や最低料金で比べます。
複合機・プリンターの候補を分けて見る
契約更新や移転のタイミングでは、現在のリース料とカウンター料金を確認したうえで、複合機の見積もりを取り直すと判断しやすくなります。一方で、印刷量が一定あり、インク・トナーや保守まで含めて月額を読みやすくしたい場合は、定額レンタル型も比較候補になります。
印刷枚数を減らしやすい業務
| 業務 | 紙が増える原因 | 見直し方 |
|---|---|---|
| 契約書 | 押印、製本、控え保管 | 電子契約と保管ルールを整える |
| 請求書 | 発行控え、郵送、入金確認用の印刷 | 請求書システムで発行・送付・保存をまとめる |
| 社内申請 | 紙の承認、回覧、差し戻し | チャット、ワークフロー、共有フォルダで確認する |
| 会議資料 | 参加人数分の配布、修正版の再印刷 | 事前共有と画面投影を基本にする |
契約更新前チェックリスト
月別枚数モノクロ・カラー別に直近の印刷枚数を確認する。
最低料金最低利用枚数や基本料金が実態に合っているか確認する。
カラー比率カラー印刷が必要な業務と、設定で抑えられる業務を分ける。
保守範囲故障対応、トナー、部品交換、訪問対応の条件を確認する。
ユウ
印刷禁止にしたら、一気にコスト削減できますか。
ミナミ
禁止だけだと現場が困ります。電子契約、請求書システム、クラウドストレージを整えて、印刷しなくても回る状態にします。
ユウ
紙を減らす前に、紙がなくても迷子にならない道を作るんですね。