印刷費は「リース料」と「使い方」の両方で見る
複合機やプリンターの費用は、毎月のリース料だけでなく、モノクロ・カラーのカウンター料金、保守、用紙、トナー、紙の保管や承認作業まで含めて考える必要があります。
契約更新のタイミングだけでなく、請求書や契約書、社内申請を電子化することで、印刷枚数そのものを減らせる場合もあります。
確認したい費用項目
月額リース料
契約期間、残期間、途中解約条件、保守の範囲を確認します。
カウンター料金
モノクロとカラーの単価、最低利用枚数、月別の印刷枚数を確認します。
カラー印刷の運用
不要なカラー出力が多い場合は、初期設定や権限設定で抑制できます。
紙の業務
紙で回覧している申請、契約、請求、資料配布を電子化できるか見直します。
削減の進め方
- 直近3か月から6か月の印刷枚数と請求額を確認する
- カラー印刷が多い部署や用途を把握する
- 契約更新月、残リース、保守条件を一覧化する
- 電子契約、請求書システム、クラウドストレージで紙を減らせる業務を探す
- 印刷禁止ではなく、印刷しなくても回る業務フローへ変える
複合機の見積もり先候補
契約更新や移転のタイミングでは、現在のリース料とカウンター料金を確認したうえで、複合機の見積もりを取り直すと判断しやすくなります。コピー機ドットコムは、コピー機・複合機の導入や見直しを相談したい場合の候補です。
比較時は、本体リース料だけでなく、月間印刷枚数、モノクロ・カラーのカウンター料金、保守範囲、トナー、故障時対応、契約期間、途中解約条件をまとめて確認します。紙を減らす業務改善と同時に進めると、過剰なスペックの機種を選びにくくなります。
印刷枚数を減らしやすい業務
| 業務 | 紙が増える原因 | 見直し方 |
|---|---|---|
| 契約書 | 押印、製本、控え保管 | 電子契約と保管ルールを整える |
| 請求書 | 発行控え、郵送、入金確認用の印刷 | 請求書システムで発行・送付・保存をまとめる |
| 社内申請 | 紙の承認、回覧、差し戻し | チャット、ワークフロー、共有フォルダで確認する |
| 会議資料 | 参加人数分の配布、修正版の再印刷 | 事前共有と画面投影を基本にする |
契約更新前チェックリスト
月別枚数モノクロ・カラー別に直近の印刷枚数を確認する。
最低料金最低利用枚数や基本料金が実態に合っているか確認する。
カラー比率カラー印刷が必要な業務と、設定で抑えられる業務を分ける。
保守範囲故障対応、トナー、部品交換、訪問対応の条件を確認する。