少額の月額課金も、積み上がると大きな固定費になる
SaaSやクラウドサービスは導入しやすい一方で、使わなくなった契約、人数分だけ増えたアカウント、似た機能の重複契約が残りやすい領域です。
通信費や電気代と同じように、毎月発生するクラウド費用も定期的に棚卸しすると、無理なく固定費を下げられます。
見直しやすいポイント
利用していないアカウント
退職者、部署異動、外部パートナー用のアカウントが残っていないか確認します。人数課金のサービスでは、ここがすぐ削減につながります。
似た機能の重複
チャット、タスク管理、ストレージ、フォーム、予約、請求などで似た機能を複数契約している場合は、用途を整理します。
上位プランのまま放置
必要な機能だけを確認し、上位プランでしか使えない機能を本当に使っているかを見ます。
年払い契約の更新
更新直前に慌てないよう、契約更新日、解約期限、請求先、管理者を一覧化しておきます。
棚卸し表に入れたい項目
| 項目 | 確認内容 | 判断の目安 |
|---|---|---|
| サービス名 | 契約しているSaaS、クラウドツール、サーバー、ドメイン | 用途が説明できないものは要確認 |
| 月額・年額 | 税抜・税込、年払い換算、追加アカウント費 | 年額で見ると優先順位を付けやすい |
| 利用者 | 部署、担当者、実際に使っている人数 | 契約数と利用人数に差がないか |
| 代替手段 | 既存ツールで代用できるか、統合できるか | 解約より運用変更が必要な場合もある |
関連する見直しテーマ
会計や請求まわりのSaaSはクラウド会計、社内コミュニケーションはチャットツール、支払い管理は法人カードとあわせて確認すると整理しやすくなります。
削減できる作業時間を金額換算したい場合は、業務効率化・人件費換算シミュレーターも活用できます。
削減判断の優先順位
| 優先度 | 対象 | 判断方法 |
|---|---|---|
| 高 | 使っていない有料アカウント | 最終ログイン、担当者、退職者アカウントを確認し、停止できるものから対応する |
| 高 | 用途が重複しているサービス | チャット、タスク、ストレージ、フォームなど、同じ目的のサービスを一覧化する |
| 中 | 上位プランの機能 | 使っている機能が下位プランでも足りるか、権限や容量の条件を確認する |
| 中 | 年払い契約 | 更新月、解約期限、契約担当者を確認し、更新前に判断できる状態にする |
解約前に確認したいこと
データ退避請求書、顧客情報、チャット履歴、ファイルをエクスポートできるか確認する。
連携停止会計、決済、フォーム、通知など、他ツールとの連携が止まらないか確認する。
代替運用解約後に誰がどのツールで同じ業務を行うか決める。
再契約コスト初期設定、データ移行、再開時の手間が大きいサービスは慎重に判断する。