複合機・プリンター費用の見直し

やさしい用語メモ

まず複合機が本当に必要かを判断する

複合機は便利ですが、すべての会社に最初から必要とは限りません。印刷枚数が少ないなら、小型プリンター、コンビニ印刷、外部印刷、PDF運用で足りることもあります。一方で、契約書、図面、申請書、配送伝票、店舗資料など紙が多い会社では、業務効率に直結します。

家庭用プリンターではだめなのか

開業直後なら、家庭用プリンターや小型ビジネスプリンターで十分なこともあります。問題は「印刷できるか」ではなく、毎月の印刷量、壊れたときの業務停止、インク代、スキャン速度、複数人で使うときの安定性です。

迷う場合は、まず3か月だけ実際の印刷枚数を記録します。月間枚数、カラー比率、スキャン件数、FAX件数が見えてから契約すると、過剰な機器を選びにくくなります。

費用は月額リース料だけで見ない

複合機の見積もりでは、月額リース料が目立ちます。しかし実際の負担は、印刷枚数、カラー比率、カウンター料金、保守、トナー、用紙、設置・撤去、契約期間で変わります。

月額費用をざっくり計算する

複合機の費用は、月額リース料と印刷枚数を分けて見るとわかりやすくなります。細かな条件は契約ごとに違いますが、最初の比較では次のように考えます。

月額総額の目安 =
  月額リース料
+ モノクロ印刷枚数 × モノクロ単価
+ カラー印刷枚数 × カラー単価
+ 最低料金・保守対象外費用
+ 用紙・電気代・周辺作業の手間

たとえばカラー印刷が多い会社は、リース料が安くても総額が高くなることがあります。逆に印刷枚数が少ない会社では、最低料金や契約期間の方が重くなることがあります。

リース・レンタル・購入・定額型の違い

複合機やプリンターは、買うか借りるかだけではありません。契約期間、保守、印刷量、機種の自由度、解約しやすさで向き不向きが変わります。

契約前に確認したい質問

見積書をもらったら、料金表だけで判断せず、運用で困りそうな点を質問します。契約後に「聞いていなかった」となりやすい部分を先に確認します。

スキャン運用を作ると紙は減らしやすい

複合機は印刷する機械としてだけでなく、紙を減らす入口にもなります。紙で届いた請求書、契約書、申込書、FAXをスキャンし、決めた場所へ保存できると、紙の保管場所と探す時間を減らせます。

紙業務を減らせるか先に見る

複合機のコスト削減は、安い機種を探すだけではありません。そもそも印刷しなくてよい業務を減らせると、必要な機種も小さくできます。

• 契約書を電子契約へ移せるか。
• 請求書や領収書をPDF保存・クラウド保存へ移せるか。
• 社内資料を印刷せず、クラウドストレージやチャットで共有できるか。
• FAXをインターネットFAXやメール連絡へ切り替えられるか。
• 紙で残す必要がある書類と、電子で十分な書類を分けられるか。
• スキャン後の保存先、ファイル名、閲覧権限を決めているか。

セキュリティと情報漏えいも見る

複合機には、スキャンしたデータ、印刷ジョブ、FAX受信、アドレス帳など、仕事の情報が集まります。便利な反面、設定を放置すると、関係ない人が印刷物を見たり、保存先を間違えたり、退職者の宛先が残ったりします。

• 印刷物を放置しない。機密資料は認証印刷や手渡しルールを検討する
• スキャン保存先を個人PCではなく、管理されたフォルダにする
• アドレス帳やFAX送信先を定期的に見直す
• 退職者、部署異動、外注終了時に送信先や権限を整理する
• 契約終了や機器返却時に、保存データや設定の消去方法を確認する

文書の保存先や共有ルールは、文書管理・クラウドストレージで詳しく整理しています。

業種別の考え方

複合機の必要性は業種によってかなり違います。会社っぽさではなく、紙が売上やミス防止にどれくらい関係しているかで見ます。

契約更新前に確認するチェックリスト

複合機は契約期間が長くなりやすいため、更新時期を逃すと見直しにくくなります。契約更新の90日前くらいには、今の利用実態を確認しておくと安心です。

1. 直近6か月から12か月の月間印刷枚数を見る。
2. モノクロとカラーの枚数、部署別・用途別の印刷を確認する。
3. 紙で出している業務のうち、電子化できるものを分ける。
4. リース料、カウンター料金、最低料金、保守条件を確認する。
5. 契約終了日、解約通知期限、移転時の扱いを確認する。
6. 複数見積もりを取り、リース・レンタル・定額型・小型機の総額を比較する。
7. 更新後の運用ルールを決める。カラー制限、初期設定、スキャン保存先など。

移転・増員・ペーパーレス化のタイミングで見直す

複合機は、契約更新だけでなく、オフィス移転、社員増加、在宅勤務の導入、電子契約への移行、FAX廃止のタイミングでも見直します。今の契約が悪いとは限りませんが、働き方が変わったのに機器だけ昔のままだと、固定費だけが残ります。

よくある質問

開業時に複合機は必ず必要ですか

必ずではありません。印刷枚数が少ない、電子契約やPDF運用が中心、外部印刷で足りる場合は、小さく始めてもよいです。紙の書類、申請、FAX、スキャンが多い業種なら早めに検討します。

リース料が安い見積もりを選べばよいですか

月額リース料だけでなく、カウンター料金、カラー単価、最低利用料金、保守範囲、契約期間、途中解約、移転時の扱いまで見ます。

ペーパーレス化すれば複合機は不要になりますか

完全に不要になるとは限りません。紙で届く書類のスキャン、郵送物、申請書、店舗や現場資料などが残ることがあります。印刷機能だけでなく、スキャン機能や保存ルールも含めて判断します。

よくある失敗

• 月額リース料だけで選び、カラー印刷や最低料金で総額が高くなる
• 開業直後に大型機を入れたが、実際には月に数十枚しか印刷しない
• 契約更新の通知期限を忘れ、見直しの機会を逃す
• FAXを残すか決めないまま、複合機FAXを前提に契約する
• スキャンしたPDFの保存先がバラバラで、結局紙も捨てられない
• 退職者や古い取引先の宛先が複合機に残っている
• 機器返却時のデータ消去や撤去費を確認していない

参考にした公的情報

紙の削減やスキャン保存を考えるときは、電子取引データの保存や帳簿・書類保存の基本も確認しておくと安心です。

• 国税庁: 電子帳簿保存法関係