オフィス整備ガイド
複合機・プリンター費用の見直し
複合機は月額リース料だけでなく、カウンター料金、カラー比率、保守、トナー、紙業務の多さで総額が変わります。
電子契約やクラウドストレージを進めると印刷枚数が減るため、契約更新時には実際の印刷枚数を見直します。
見直し項目
- 月間印刷枚数、カラー比率、部署別利用
- リース期間、途中解約、保守範囲
- スキャン保存先、FAX利用、紙文書の削減余地
- 予備トナー、故障時対応、設置スペース
削減の考え方
- カラー印刷を必要な部署に絞る
- 電子契約やPDF保存へ移行する
- 印刷権限や初期設定を見直す
- 契約更新前に複数見積もりを取る
このページで整理すること
- 複合機リースが必要か知りたい
- 印刷コストを下げたい
- 紙業務を減らしたい
選ぶ前に見るポイント
| 判断軸 | 確認すること | 実務での見方 |
|---|---|---|
| 最初の判断 | 月間印刷枚数を確認する | 事業規模に合う最小構成から始める |
| 運用設計 | カラー比率を見る | 担当者と確認タイミングを決める |
| 拡張性 | スキャン保存と電子化を進める | 事業拡大時に作り直さないようにする |
進め方
- 月間印刷枚数を確認する
- カラー比率を見る
- スキャン保存と電子化を進める
つまずきやすいところ
- 月額リースだけで選ぶ
- カウンター料金を見落とす
- 紙削減後も過剰契約が残る
よくある質問
最初から高機能なサービスを選ぶべきですか
創業前後や小規模事業では、必要十分な機能から始め、運用量が増えた段階で拡張するほうが失敗しにくいです。
導入前に何を準備すべきですか
現在の作業量、担当者、費用、困っている場面を整理し、導入後に何を減らしたいかを決めます。