受付システム導入の考え方

やさしい用語メモ

受付システムが向いている会社

受付システムは「来客が多いかどうか」だけで判断すると外します。少人数でも、担当者が外出しがち、面接や商談が多い、社外の人を執務室に入れたくない、来客履歴を残したい会社では効果が出やすいです。

受付方法の種類

受付システムには、タブレットで担当者を呼ぶ方法、QRコードで事前受付する方法、電話やチャット通知と組み合わせる方法があります。会社の規模よりも、来客の種類と社内通知のしやすさで選びます。

来客の種類ごとに通知先と待機場所を決める

「誰かが対応する」ではなく、当日の担当と代理を指定します。次は小規模オフィスで使う設定表の例です。氏名などの入力は目的に必要な範囲に絞り、配送にも商談と同じ入力を求めないようにします。

受付に表示する案内文を決める

来客は、会社の内部事情を知りません。受付画面や入口の案内には、何を選べばよいか、受付後にどこで待てばよいか、急ぎの場合はどうすればよいかを短く書きます。

• 「商談・打ち合わせ」「採用面接」「配送・郵便」「工事・保守」など、来客が選びやすい項目名にする。
• 担当者名を検索する場合は、同姓の人や部署名の表記ゆれに注意する。
• 受付後の待機場所を明確にする。入口前、待合スペース、会議室前などを決める。
• 緊急時や端末トラブル時の連絡先を用意する。
• 個人情報を入力してもらう場合は、利用目的や問い合わせ先を分かりやすく示す。

担当者が反応しないときは、代理と呼び直しの期限を決める

グループに通知が出ても、全員が「別の人が行く」と考えることがあります。迎えに行く人は「対応します」と応答し、ほかの人が状況を判断できるようにします。既読表示だけを対応完了とみなさないことが大切です。

10時の商談に備える、小規模オフィスの運用例

1. 朝に担当者と代理を確認し、会議・外出予定があれば代理へ引き継ぐ。
2. 来客が受付したら担当者へ通知。迎えに行ける人がチャットなどで応答する。
3. 1分間応答がなければ、当番が代理へ連絡する。自動再通知を使う場合は、条件と宛先を設定しておく。
4. 2分待っても迎えが来なければ、来客が「担当者が来ない」ボタンまたは入口の連絡先から呼び直せるよう案内する。
5. 代理が迎えに行き、誰が引き継いだかを社内で共有する。

1分・2分は自社で決める目安の例で、製品共通の仕様や応答保証ではありません。当番が常時確認できない会社では、実際に動ける窓口と時間帯に合わせて組み直します。

RECEPTIONISTの公式ヘルプでは、複数経路の通知、サブ通知先、呼び直し用ボタン等が案内されています。ただし、サブ通知先はエンタープライズプラン以上、再通知の説明はSlack向けなど、機能には条件があります。契約プランと利用するチャットで使えるか確認してください。

入口には、例えば「受付後は待合でお待ちください。2分たっても担当者が来ない場合は、こちらの連絡先へお知らせください」と表示します。代替の電話番号を用意する場合は、代表電話の受け方・不在時の転送設計も合わせて確認できます。

通知が届かない・QRコードが使えないときの切り分け

「端末にエラーが出た」「チャットには出たがスマホが鳴らない」「通知は見えたが誰も動かない」は別の問題です。来客を待たせている間は先に代理対応へ切り替え、その後に原因を確認します。

製品ごとに違う、スマホとQRの条件

RECEPTIONIST Mobileは、アプリを開いたままではプッシュ通知が届かず、バックグラウンドまたはスリープ状態で使う仕様です。同じアカウントで複数端末にログインした場合、最後にログインした端末だけに通知が届く点も、公式手順で確認できます。他のチャットアプリにも同じ仕様があるとは限りません。

同社のタッチレス受付は、来客に発行したQRコードを受付のiPadで読む方式です。来客自身のスマホで入口のQRを読む方式とは準備が違います。招待メールを送らず数字コードだけを発行した場合はQRが発行されない条件や、予約日時・来訪先が合わずエラーになる場合もあります。必要なプラン・対応端末を含め、選ぶ製品の現行手順を確認しましょう。

本格導入前に試す6つの受付テスト

社内のテスト用予定と架空の来客情報で、受付から迎えまでを通して試します。実在する応募者の情報を練習用に使う必要はありません。

• 通常の予約：受付操作、通知、担当者の応答、迎えまでを確認し、止まった段階と待ち時間を記録する。
• 担当者が会議中：本人が反応しない状態で、代理に引き継げるか確認する。
• スマホがスリープ・通知制限中：普段の端末設定で届くか、届かなければ代替経路で気付けるか確認する。
• 予約QRなし・期限外・スマホなし：来客が受付をやり直せるか、窓口に連絡できるか確認する。
• 配送と予約なし訪問：商談とは別のボタン・宛先・案内が動くか確認する。
• 受付端末や回線の停止：代替窓口が実際につながり、来客を迎えられるか、通常業務を妨げない時間に試す。

記録欄は「ケース／受付できたか／通知先／応答した人／迎えまでの時間／代替手段／修正点」で十分です。応答も代替もできないケースが残るなら、設定を直すか有人対応を併用してから無人受付に切り替えます。

入退館記録と個人情報の扱い

来訪履歴が残る機能と、退出時刻の記録・扉の解錠は同じではありません。入退館の把握が必要なら、退出操作や鍵との連携を別に確認します。氏名、会社名、連絡先、訪問目的などの取得・閲覧範囲も決めておきましょう。

• 何のために来客情報を取得するのかを決める。例: 来客対応、入退館管理、防犯、問い合わせ対応。
• 保存目的に応じた期間を決め、不要になったデータの削除手順を整える。別の法令で保存が必要な記録がある場合は、その条件も確認する。
• 閲覧できる人を限定する。全社員が全来客履歴を見られる状態にしない。
• 退職者のアカウントや古い端末から来客情報を見られないようにする。
• 受付端末をロックし、他のアプリや管理画面を開けないようにする。

受付システムを選ぶときの比較ポイント

月額だけでなく、初期設定、受付端末・スタンド、拠点数・利用人数、通知・再通知の対象プラン、保守、解約条件を同じ条件で見積もります。既存の電話・チャットの契約内で使えるか、追加契約が必要かも分けて確認します。

受付システムがまだ不要なケース

受付システムは便利ですが、すべての会社にすぐ必要なものではありません。来客がほとんどなく、完全予約制で、担当者が入口まで迎えに行けるなら、まずは案内板、チャット通知、会議室予約の整理で十分なこともあります。

• 来客が月に数件しかなく、担当者が直接迎えに行ける。
• レンタルオフィスやコワーキングの受付で来客対応が完結している。
• 完全オンライン商談が中心で、来客履歴を残す必要が少ない。
• 入口スペースが狭く、端末を置くと動線を妨げる。

この場合でも、代表電話、問い合わせフォーム、来客予定の共有、会議室予約は整えておくと、急な来客や採用面接が入ったときに慌てにくくなります。

関連サービスを見る前に整理したいこと

受付システムを検討するときは、先に自社の来客パターンを整理しておくと、機能を比較しやすくなります。通知や来客記録と、歓迎・待機・案内の表示は別の役割です。後者を整える場合は受付のデジタルサイネージ導入ガイドを確認してください。

よくある質問

小さな会社でも受付システムは必要ですか

来客が少なく、担当者が直接迎えに行けるなら急いで導入しなくてもよいです。ただし、面接、商談、配送、保守業者の出入りが増え、担当者通知や来客履歴が必要になったら検討しやすいタイミングです。

タブレットを置くだけで無人受付になりますか

端末だけでは不十分です。受付後の案内、通知先、代理対応、端末トラブル時の連絡先、個人情報の保存ルールまで決めて、初めて無人受付として機能します。

来客履歴はどれくらい残すべきですか

防犯や問い合わせ対応に必要な期間を決め、必要以上に長く残さない運用が現実的です。誰が閲覧できるか、削除するタイミングも合わせて決めておきます。

設定と個人情報の扱いを確認する公式資料

2026年10月7日に内容を確認しました。機能や料金は契約プラン・通知ツール・対応端末によって異なるため、導入時には自社の条件で再確認してください。