会社の電話、普通の電話機ではどこまで足りる？
ビジネスフォンを考える前に、まず「会社の電話で何をしたいのか」を整理します。電話が少なく、一人で受けられるなら、家庭用の電話機やスマホだけでも始められます。
困り始めるのは、代表電話を複数人で受けたい、担当者へ回したい、外出中も会社番号で出たい、不在着信を共有したい、といった場面です。このページでは、専門用語をできるだけ使わずに、普通の電話機とビジネスフォンの違いから順に説明します。
代表電話とは何か
代表電話とは、会社やお店の「表の入口」になる電話番号です。Webサイトの会社概要、名刺、請求書、求人ページなどに載せる番号だと考えるとわかりやすいです。
担当者個人の携帯番号ではなく、会社として受ける番号なので、担当者が変わっても同じ番号を使い続けやすくなります。たとえるなら、代表電話は会社の玄関です。お客さんは「誰に電話すればいいかわからない」とき、まず代表電話へかけます。
| 言葉 | やさしく言うと | 見るポイント |
|---|---|---|
| 代表電話 | 会社全体の入口になる電話番号。 | 誰が受けるか、出られないときどうするか。 |
| 担当者の携帯番号 | 特定の人に直接つながる番号。 | 退職・異動・休みのときに困らないか。 |
| 問い合わせ窓口 | 質問や相談を受けるための連絡先。 | 電話、メール、フォーム、チャットのどれを使うか。 |
普通の電話機で足りる場合
会社だからといって、必ずビジネスフォンを入れなければならないわけではありません。電話が少なく、決まった人が受ければ済む段階なら、家の電話機のような普通の電話機やスマホでも回せます。
| 状況 | 普通の電話機でもよい目安 | 不便が出やすい境目 |
|---|---|---|
| 電話の量 | 1日に数件で、一人が落ち着いて対応できる。 | 同じ時間に複数の電話が入り、不在着信が増える。 |
| 受ける人 | 担当者がほぼ固定で、取り次ぎが少ない。 | 受付、営業、経理など複数人で受ける必要がある。 |
| 外出・在宅 | 事務所にいる時間だけ受けられればよい。 | 外出先や在宅でも会社番号で受けたい、発信したい。 |
| 記録 | 個人の着信履歴だけで管理できる。 | 折り返し漏れを防ぐため、履歴や録音を共有したい。 |
ビジネスフォンって何ができるの？
| できること | 普通の言葉でいうと | 役に立つ場面 |
|---|---|---|
| 複数人で受ける | 代表電話が鳴ったら、受付や営業など複数の人が出られる。 | 電話を取り逃がしたくない。 |
| 担当者へ回す | 電話を取った人が、担当者へつなぐ。 | 問い合わせ、営業、経理など担当が分かれている。 |
| 会社番号で発信する | 折り返すとき、個人の携帯番号ではなく会社番号を表示する。 | 外出先でも会社として対応したい。 |
| 営業時間外の案内 | 営業時間外に「本日の営業は終了しました」と案内する。 | 夜間や休日の電話対応を整えたい。 |
| 履歴や録音を残す | 誰から電話が来たか、どんな内容だったかを確認しやすくする。 | 折り返し漏れや言った言わないを減らしたい。 |
ビジネスフォン導入に必要なもの
いきなり機器やサービスを選ぶ前に、次の5つを決めます。ここが決まっていないと、見積もりを取っても高いのか安いのか判断しづらくなります。
選択肢は大きく3つ
「ビジネスフォン」と聞くと電話機が並んだオフィスを想像しがちですが、今は小さく始める方法もあります。
| 方式 | どんなものか | 向いている場面 |
|---|---|---|
| 普通の電話機・スマホ | 家庭用に近い電話機や個人スマホで受ける。 | 電話が少なく、一人で対応できる。 |
| 03番号サービス | 固定電話番号をスマホで受けられるサービス。 | 外出が多いが、会社らしい番号を持ちたい。 |
| ビジネスフォン・クラウド電話 | 代表電話を複数人で受けたり、担当者へ回したりする仕組み。 | 電話対応を会社全体で回したい。 |
ここから先で出てくる言葉
もっと詳しく知りたい人はこちら
ここまでで全体像をつかんだら、気になる部分だけ下の記事で深掘りできます。
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