会社で複数の電話番号を持つ方法とコスト｜代表・部署・広告・FAX番号

ビジネスフォン導入ガイド

代表番号だけで足りない時の番号設計

会社の電話番号は一つだけとは限りません。代表番号、営業窓口、採用窓口、サポート窓口、広告用番号、FAX番号など、目的に合わせて二つ以上の番号を持つことがあります。

ただし、番号を増やすほど管理も費用も増えます。番号を分ける目的、誰が受けるか、どの番号をWebや名刺に載せるかを決めてから増やします。

ユウ

会社の電話番号って、一つだけじゃないんですか。代表番号があれば全部そこへ集めればよい気がします。

ミナミ

最初は一つで十分です。ただ、問い合わせが増えると、営業、採用、サポート、広告などで番号を分けた方が管理しやすいことがあります。

ユウ

番号を増やすと、会社が大きく見えそうですね。とりあえず10個ください。

ミナミ

見栄で増やさないでください。番号が増えると、誰が受けるか、どこに載せたか、費用はいくらかを管理する必要があります。

ユウ

番号も増やせば偉い、という世界ではありませんでした。

ミナミ

必要な番号だけを、目的ごとに分けるのが基本です。

複数番号を持つ主な目的

番号を増やす理由は、会社を大きく見せることではありません。問い合わせの種類を分ける、広告効果を測る、部署ごとの対応漏れを減らす、FAXを別番号にするなど、運用上の目的がある時に検討します。

番号の種類	使い道	向いている場面
代表番号	会社全体の入口。	会社概要、名刺、請求書、取引先登録に載せる。
部署・窓口番号	営業、採用、サポート、経理などを分ける。	問い合わせ内容が増え、取り次ぎが多くなった。
広告用番号	広告や媒体ごとの反応を見る。	チラシ、Web広告、キャンペーンの効果を確認したい。
FAX番号	FAXだけ別番号で受ける。	注文書や申込書をFAXで受ける取引先がある。
地域別番号	03、06、092など地域の印象を出す。	商圏や営業拠点を分けたい。

二つ以上の電話番号を持つ方法

複数番号の持ち方は、契約している回線や電話サービスによって変わります。昔ながらの固定回線で番号を追加する方法もあれば、クラウドPBXや03番号サービスで追加番号を使う方法もあります。

方法	特徴	費用の見方	注意点
固定回線で番号を追加	既存の電話環境に追加しやすい。	番号追加、回線、工事、機器設定。	同時通話数や工事の有無を確認する。
クラウドPBXで番号を追加	番号ごとに着信先や部署を分けやすい。	月額、番号追加、アカウント、通話料。	番号種別、発信番号表示、管理画面を確認する。
03番号・050番号サービスを追加	少人数でも会社用番号を作りやすい。	番号維持、転送、アプリ利用、通話料。	地域番号の条件、緊急通報、品質を確認する。
広告計測用番号を使う	広告ごとの電話反応を測れる。	番号利用料、計測機能、録音、転送料。	顧客に見せる番号が増えすぎないようにする。

複数番号のコストで見るところ

番号を一つ増やした時の費用は、番号維持費だけではありません。着信先を増やす、通話を転送する、電話機やアカウントを増やす、広告計測をするなど、使い方によって費用が変わります。

ユウ

番号1個くらいなら、ほぼ無料で増える気がします。気持ちとしては。

ミナミ

気持ちでは請求書は減りません。番号維持費、転送料、アカウント、電話機、工事、管理の手間を見ます。

費用項目	何にかかるか	確認すること
番号維持費	追加番号を持つための月額。	番号ごとに月額がかかるか。
通話料・転送料	着信転送や発信で使った分。	スマホ転送時に費用が増えるか。
アカウント費用	スマホアプリやクラウド電話の利用者。	人数が増えると月額がどう変わるか。
工事・設定費	電話機、配線、クラウド設定。	初回だけか、変更時にもかかるか。
管理の手間	番号一覧、掲載先、担当者変更。	誰が番号管理をするか。

番号を増やす前に決めること

番号を増やす前に、番号ごとの役割を表にします。これをしないと、どの番号に何の電話が来るのかわからなくなり、結局すべて代表番号へ戻ってしまいます。

番号ごとの目的を決める
Webサイト、名刺、広告、請求書など掲載先を決める
誰が受けるか、出られない時どうするか決める
番号ごとの費用を月額で確認する
使わなくなった番号を定期的に整理する

よくある失敗

失敗	なぜ起きるか	防ぎ方
どの番号に電話が来たかわからない	番号ごとの着信表示や履歴を見ていない。	番号名を設定し、履歴で確認できるようにする。
広告用番号を放置する	キャンペーン終了後も番号が残る。	掲載期間と終了後の扱いを決める。
退職者のスマホに鳴り続ける	アカウント管理が曖昧。	退職・異動時の設定変更リストを作る。
番号が増えすぎて費用が膨らむ	使っていない番号を見直していない。	半年に一度、番号と掲載先を棚卸しする。

よくある質問

創業時から複数番号は必要ですか

多くの場合、最初は代表番号一つで十分です。問い合わせが増え、営業、採用、サポートなどで対応を分けたくなったら追加を検討します。

FAX番号は電話番号と分けるべきですか

FAXを継続して使うなら、電話とFAXを分けた方が管理しやすいことがあります。ただし、FAX利用が少ないならインターネットFAXや廃止も検討します。

広告用番号は必要ですか

電話問い合わせが重要な広告では役立ちます。どの広告から電話が来たかを知ることで、広告費の見直しがしやすくなります。ただし番号管理の手間も増えます。

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