契約・文書管理ガイド
気づかないまま契約が更新される不安をなくす
契約書の管理で怖いのは、締結よりも更新と解約期限の見落としです。使っていないサービスが自動更新される、解約通知期限を過ぎる、担当者が退職して契約内容がわからない。こうした問題は、契約台帳と通知ルールでかなり防げます。
ユウ
契約更新って、通知メールが来たら考えればいいですか。
ミナミ
通知だけに頼ると、解約期限を過ぎることがあります。更新日、解約期限、担当者を一覧化しましょう。
ユウ
気づいたら一年延長、というやつですね。
ミナミ
はい。契約は締結後の管理が大切です。
ユウ
契約更新に寝耳に水を浴びせられないようにします。
やさしい用語メモ
電子契約紙とハンコの代わりに、オンラインで契約を結ぶ方法です。
電子署名電子文書について、本人が作成したことや改ざんされていないことを確認しやすくする仕組みです。
タイムスタンプそのデータがある時点で存在し、その後変わっていないことを示す仕組みです。
NDA秘密保持契約。仕事で知った秘密情報を外に出さないための契約です。
承認フロー契約や請求書を誰が確認し、誰がOKを出すかという流れです。
契約台帳契約名、相手先、更新日、解約期限などを一覧にした管理表です。
契約台帳に入れる項目
- 契約相手、契約名、契約日、契約期間
- 自動更新の有無、更新日、解約通知期限
- 月額・年額費用、支払方法、担当部署
- 契約書データの保存場所、関連請求書、承認者
通知ルール
| タイミング | 確認すること | 対応 |
|---|---|---|
| 90日前 | 継続利用の必要性。 | 担当者へ利用状況を確認する。 |
| 60日前 | 料金改定、代替サービス、解約条件。 | 更新・見直し・解約を決める。 |
| 30日前 | 通知方法と宛先。 | 解約または更新の手続きを行う。 |
つまずきやすい点
- 契約書はあるが、更新日が一覧化されていない
- 通知先が退職者のメールアドレスのままになっている
- 無料期間後に有料化する契約を見落とす
- 親契約と個別発注書が紐づいていない
よくある質問
結局、どのサービスを選べばよいですか
最初にサービス名を決めるより、現在の困りごと、使う人数、月額上限、社内で運用できる範囲を決めてから候補を絞るほうが判断しやすくなります。
無料や低価格のサービスから始めてもよいですか
小さく始められる領域では有効です。ただし、後から移行しにくいデータ、電話番号、契約書、会計データは、最初から出口や移行方法も確認します。
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ユウ
契約更新日はカレンダーに入れれば十分ですか。
ミナミ
担当者、通知時期、自動更新、解約期限、料金改定をセットで管理します。契約書と通知先も結びます。
ユウ
更新日は日付ではなく、判断の締切です。