AIに入力するデータと個人情報の扱い｜社内ルールと安全な使い方

Data & Privacy

AI活用で一番先に決めるのは、どの情報を入れてよいか

AIは便利ですが、入力した文章、ファイル、画像に、顧客情報、従業員情報、契約条件、未公開資料、パスワードなどが含まれることがあります。ビジネス利用では、AIの性能より先に入力データのルールを決めます。

個人向けプラン、業務向けプラン、API、企業向けサービスでは、データの扱い、保存期間、管理者機能が異なります。使う前に、自社の情報を入れてよいサービスかを確認しましょう。

ユウ

契約書をAIに読ませれば、要点をまとめてくれて最高ですよね。

ミナミ

便利ですが、その契約書に相手先名、金額、秘密情報が入っているなら慎重に。まず入れてよいサービスか確認します。

ユウ

AIに相談する前に、会社の秘密をうっかり相談していないか見るんですね。

ミナミ

はい。AIに詳しくなる前に、まず守る情報を決めましょう。

情報の種類	例	扱い
公開情報	自社サイトに掲載済みのサービス説明、公開済みの料金表。	比較的使いやすいが、誤った解釈がないか確認する。
社内情報	社内マニュアル、議事録、売上傾向、業務手順。	個人名や機密部分を伏せる。業務向けプランを検討する。
個人情報	氏名、住所、電話番号、メール、履歴書、顧客リスト。	原則として安易に入れない。利用目的、同意、管理ルールを確認する。
機密情報	契約条件、未公開商品、仕入価格、パスワード、APIキー。	入力禁止にする。必要なら社内承認済みの安全な環境を使う。
第三者の著作物	他社資料、書籍、記事、画像、音楽、動画。	権利と利用条件を確認する。丸ごと投入・再利用は避ける。

業務向けプランでは、入力データを学習に使わない設定、管理者機能、監査ログ、保存期間、SSO、アクセス制御などが用意されることがあります。ただしサービスやプランによって違うため、契約前に確認します。

確認項目	見る理由
入力データが学習に使われるか	業務データや顧客情報を扱う場合の重要項目です。
保存期間	会話履歴やファイルがどれくらい残るかを把握します。
管理者機能	社員の利用、退職時の停止、共有範囲を管理します。
外部連携	Google Drive、Slack、メール、社内DBへ接続する場合、権限を確認します。

このページを読んだ人が次に迷いやすい点を、順番に確認できます。