契約の締結・保管・確認をオンライン化する
電子契約書は、契約書作成、社内承認、相手先への送付、締結、保管までをオンライン化するテーマです。クラウドサインなどの電子契約サービスを中心に、契約業務のコスト削減とスピード改善を扱います。
紙の契約書では、印刷、製本、押印、郵送、返送待ち、保管、検索に時間がかかります。電子契約を導入すると、契約締結までのリードタイムを短くし、契約後の管理もしやすくなります。
電子契約で削減しやすいコスト
印紙代
契約類型によっては紙の契約書で印紙が必要になることがあります。電子契約に切り替えることで、印紙代の削減が見込める場合があります。
郵送・返送待ち
契約書の発送、返送確認、再送対応を減らし、契約締結までの時間を短縮しやすくなります。
押印・承認の待ち時間
社内承認フローをオンライン化することで、担当者不在や確認待ちによる停滞を減らせます。
保管・検索の手間
締結済み契約書をオンラインで管理できると、更新期限、取引先名、契約種別で探しやすくなります。
よくある検討テーマ
電子契約 比較
料金、送信件数、本人確認、テンプレート、ワークフロー、保管機能の違いを比較します。
クラウドサイン 導入
導入前に確認したい契約類型、社内ルール、取引先への説明、運用開始までの流れを整理します。
印紙代 削減
紙の契約書で発生する印紙、郵送、保管、押印待ちのコストを見える化します。
契約書 管理 効率化
更新期限、検索性、承認履歴、監査対応など、契約後の管理コストにも焦点を当てます。
比較するときの確認項目
- 送信料、月額料金、無料枠、必要なアカウント数
- 社内承認フロー、テンプレート、契約書保管のしやすさ
- 取引先が迷わず署名できる画面・サポートのわかりやすさ
- 紙契約から移行するときの社内規程、権限、運用ルール
導入前に注意したいこと
- どの契約書から電子化するかを決め、いきなり全契約を切り替えない
- 社内の承認者、送信者、契約管理担当の権限を明確にする
- 取引先が電子契約に慣れていない場合の説明文や手順を用意する
- 契約書の保管場所、検索ルール、更新期限の管理方法を決めておく
紙契約と電子契約の比較
| 項目 | 紙契約 | 電子契約 |
|---|---|---|
| 締結までの時間 | 印刷、押印、郵送、返送待ちが発生しやすい | オンライン送信と署名で短縮しやすい |
| 費用 | 印紙、郵送、保管の費用が発生する場合がある | 月額費用や送信料を確認する |
| 管理 | 保管場所や検索に手間がかかりやすい | 取引先名、契約種別、更新日で探しやすい |
| 社外対応 | 相手先の押印フローに合わせやすい | 相手先への説明文や手順案内が必要になることがある |
最初に電子化しやすい契約
業務委託契約外部パートナーとの契約が多い会社で効果を確認しやすい。
秘密保持契約締結頻度が多く、短期間で回す必要がある場合に向いている。
申込書・注文書定型書類が多い場合、テンプレート化の効果が出やすい。
更新契約更新期限の管理とあわせて見直しやすい。